如何制定一个集团公司的采购管理制度?

2019-10-09 13:24

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  展开全部采购管理的主要制度有采购领导制度、经济责任制度、监督制度和民主管理制度▯▯▯。

  采购领导制度▯▯▯,即采购决策制度,按采购什么、采购多少,什么时候采购等决策权属于哪一级来划分领导制度。具体有三种:

  采购的决策权集中于总公司,其他分公司或分厂无权采购,适用于小企业或分公司(分厂)较集中的企业采用▯▯▯,集中制的特点是:① 采购数量大,能享受数量折扣,降低进价▯▯;② 集中采购,统筹安排▯,可节约大量人力、物力、财力;③ 目前一些连锁店大都采用这种决策制度,例如日本的八佰伴集团就曾采用这种决策制度。

  将采购的决策权分散于各个分公司或分厂▯▯。一般大规模企业▯▯,且分公司(分厂)分散在各地,企业的各分公司(分厂)所需的物资差异较大时,企业常采用这种领导制度,采用这种领导制度能充分调动分公司(分厂)的积极性▯,减少了内部物、资的调拨手续,但不利于采购资金的统一管理▯▯▯,浪费人力▯▯▯、物力、财力,无法享受价格优惠,使进价较高。

  若企业的分:公司(分厂)的所需的物品相同,且采购金额较大时,由总公司统一采购,对于各分公司间有差异的、金额较小的、临时性采购的物品由分公司自行采购。这样▯▯,一方面能使采购资金较合理地统一管理,又能调动各分公司的积极性,及时满足经营的需要。

  经济责任制是按照客观经济规律的要求,以提高经济效益及服务质量为目标,科学地确定相关部门、人员经济职责、利益权力的一项管理制度。明确经济责任制,有利于维护“采购队伍的良好的工作秩序,提高工作效率▯▯▯,讲究经济核算,从而提高经济效益▯▯。采购部门的经济责任制度通常有以下几方面:

  岗位责任制是采购制度的中心环节。建立与健全采购岗位责任制,能做到采购部门人人有职责,事事有人管,目标清楚,责任明确,工作有条不紊,加强职工责任感,调动工作积极性,发挥其聪明”才智▯;可以堵塞工作漏洞▯▯,保证采购工作的良好秩序▯。

  虽然不同类型的企业采购,岗位责任制不尽相同▯▯▯,但一般采购部门内设有不同的岗位,不同岗位确定有不同的职责。结合采购工作的实际,我们认为采购部门的人员应承担的职责有:

  采购主管和计划人员的职责是:① 制定采购计划;② 制定和修订采购制度;③ 统筹安排采购资金;④ 监督和考评采购人员▯,并指导其▯,工作▯▯;⑤ 合同的审议和管理▯▯;⑥ 决策购进业务活动▯▯▯,以提高经济效益;⑦ 组织领导采购人员搜集市场信息▯▯▯,预测可供货源及其趋势,为企业主管领导当好参谋;⑧ 指导采购人员与供应商搞好关系▯▯▯。 一般采购人员的职责是▯▯:① 货源、价格、服务等市场调查▯▯;② 与供应商谈判,确定有关事项,如价格、质量、交货期及结算条件等▯▯▯;③ 催货▯;④ 处理退货▯、索赔;⑤ 发票的核对与付款;⑥ 办理物品入库手续;⑦ 与▯▯▯?供应商建立良好关系;⑧ 搜集调拨信息▯▯,预测可供资源及其趋势,供领导决策参考;⑨ 节省购进费用支出,提高企业经济效益。

  这是采购部门加强经济核算的一种形式,在实际工作中,许多企业的采购费用大大▯:超过正常的费用水平,造成。采购环节经济效益低下,从而也影响了整个企业经济效益的提高。因此▯▯▯,用制度的形式来控制采购费用的开支水平显得尤为重要。

  采购费用承包制是将采购费用指标落实到每一个岗位、每一个采购人员身上,只允许其在规定的费用标准内开支费用▯▯,从而控制采购费用支出▯▯▯。 实际操作过程中▯▯,可以用相对数来控制,如规定采购每吨商品的费用额或每百元商品的费用额等。也可以用绝对数来控制,如规定采购部门在”按要求完成采购任务的前提下,每月的采购总费用水平,对于超支的部门由采购部门▯、采购员自己承担▯▯;对于节支的部分可由采购部门、采购人员自行分配▯▯,以激发其工作责任感。

  为了调动广大采购人员的工作积极性▯▯,充分发挥他们的聪明才智、努力干好本职工作,企业应该建立与健全各种形式的奖惩制度以真正体现▯“干多干少不一样,干好干坏不一样,干与不干不一样,干轻干重不一样▯”的分配精神。对于一些成绩突出▯、工作勤奋踏实的采购人员应给予适当的奖励;对于那些工作散漫▯▯▯、绩效较差▯▯,甚至给企业带来经济损失的采购人员应进行必要的惩罚,甚至清除出采购队伍。

  在建立奖惩制度时应注意两点:一是把握好“刺激度”,即拉开档次,不搞平均主义,要奖得高,罚得重▯,使奖惩措施真正起到激励的作用。另一方“面要注意多种奖惩方法相结合,根据心理学理论,人的需求是多方面的,物质奖励只能满足职工物质方面的需要,过分强调物质刺激,会产生“一切向钱看”的错误观念▯▯▯,其作用必然有限▯。我们提倡物质奖励与其他奖励形式的配合,如精神鼓励(评先进▯、表扬、提干等)▯▯▯。对于惩罚来讲也是如此,可以罚款▯,亦可行政处分,甚至开除公职,这样奖惩制度才线、监督制度

  贯彻采购制度必须坚持严格监督与考核,没有严格的监督,采购制度就会流于形式,严格的监督是以科学考核依据为基础的▯▯▯。在实际工作中监督的方法包括三种▯:一是由采购负责人对各部门组织和职工个人执行情况进行纵向检查;二是组织有关部门的负责人进行横向联合检查;三是个人自查▯▯。

  在制定监督制度时,要注意把握两个方面▯▯:一是对权力的使用和监督▯,检查是否有滥用职权、借采购之机以权谋私的现象;二是对应负责任的监督与检查,检查责任是否落实到每个单位、每个人▯,或是否有职责不清▯▯▯、相互推诿的现象。

  实现民主管理制度是现代企业的重要趋势,国有企业的性质决定了民主管理是一项基本制度。采购部门同样应强调民主管理▯。实行”民主管理,可以较好地把民主与集中结合起来,调动职工的积极性▯▯;可以集中广大采购人员的智慧,集思广益,共商大计;可以密切干群关系,克服官僚主义▯、瞎指挥;也可以有利于解决采购部门内部的矛盾与争端,促进采购部门的安定团结。

  实施民主管理制度,要求企业一方面在采购部门内部提倡民主的作风,一些重大的采购决策不能只是采购负责人一人说了算▯▯▯,要动员大家讨论,每个采购员天天与供应商打交道,熟悉市场行情,充分利用他们的智慧,能提高采购决策的准确性;另一方面,也应广泛征求企业其他部门的意见,采纳他的合理化建议,特别是销售部门、市场开发部门意见▯▯,因为他们每天与客户打交道,了解消费者的需要▯,了解市场变化趋势▯,听取他们的合理化建议,往往能确保采购的商品适销对路▯▯,满足消费者需求▯▯,从而提高企业的经济效益和社会效益。 建立和健全采购管理制度是搞好采购工作、保证采购部门良性运转的基础性工作,是一个长期的过程,各种制度 需要不断地完善,以体现其科学性。我们同样强调各种采购制度之间的协调、各种制度互相配合,共同构建成企业采购制度体系。这样的规章制度才能真正发挥其效用▯▯。

  加强采购业务工作管理,做到有章可循▯▯▯,预防采购过程中的各种弊端,降低采购成本,提高采购业务的质量和经济效益。

  本制度适用于公司所有物品(原材料、辅料、备品备件▯▯、固定资产、劳保用品▯、办公用品)或劳务(技术、服务等)的采购。

  3.2生产技术部根据市场部销售计划▯,编制原辅材料需求清单。负责制版▯、模具▯▯、量板等外包产品▯、技术服务以及其它外协业务采购申请及计划的编制。

  3▯▯▯.3供应部根据生产部门报送的材料需求清单,核实仓库存量▯,结合材料库存安全定额,编制采购计划▯▯▯,报经总经理批准后组织采购。

  3▯▯.4办公室负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划▯▯。

  3.5设备工程部依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所用备品备件采购计划。

  3▯▯.6各物品、劳务需求部门根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室▯、生产技术部、供应部、设备部提交申请,并经初审后交各分管副总或总经理批准。

  3.7分管副总负责权限内的采购审批和超出权限的采购初审,总经理负责生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批▯▯▯。

  3▯▯▯.8财务部负责日常采购的价格审查,负责对价值10万元以上的采购组织或上报集团公司进行招标。

  3.9质量部负责原材料、辅料的验收▯,设备部会同生产技术部负责备品备件、设备▯、监视和测量工具及维修等劳务的验收。

  3.10各采购经办人负责索要发票、办理结算,并对发票的真实性和合法性负责。

  4.1.1授权的请购部门根据生产计划▯▯▯、实际需要以及库存情况每月28日前报次月的采购计划,报分管经理审核▯▯。

  4.1.3未列入月份采购计划或超出计划的临时采购申请需根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产技术部▯▯、供应部、设备部提交申请▯▯▯,并经初审后交各分管副总或总经理批准。

  4.1.4对价值超过200元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请部门写出申请报告经分管副总签署意见报总经理审批后实施。

  4.1▯.5采购计划或申请应列明采购物品或劳务的名称、规格型号▯▯▯、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等。

  4▯.2.1采购部门在采购前须将采购计划或申请▯,交财务部进行比价;在提交采购计划或申请的同时▯▯▯,采购部门应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料▯▯▯,有财务部队提供的供应商(但不仅限于)进行询价或实地调查。

  4.2.2价值在2万元以上的维修▯▯▯、服务等劳务▯▯、5万元以上的单台(套)设备的采购需召集三家以上的供应商报价,进行比价;10万元以上的必须采取招标方式采购▯▯。

  4▯▯.2.3对常用大宗原辅材料实行招标比价采购▯,公司根据市场行情每年至少举行2次招标▯▯,确定采购价格和供应商,一经通过招标确定价格,只能在定标价格基础上根据市场行情下调,不能上浮▯▯▯;如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨,并且采购物资属供不应求的卖方市场▯▯,价格可以上调▯▯▯,但必须经过总经理办公会研究同意后才能执行。

  4.2▯▯▯.4国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序▯,物价审计只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量▯、质量的线所有采购业务应景物价审查后方可报总经理签批报销▯▯。

  4.3.1公司的采购业务统一由供应部门负责办理,其他部门或人员不得自行采购▯。

  4.3▯▯.2供应部门应根据生产技术部下达的原辅材料需用计划结合库存物资的数量编制采购计划▯,报分管副总批准后执行▯。

  4.3.3供应部门根据批准的采购计划组织采购▯,除零星采购外▯▯,批量采购业务必须先与供货方签订采购合同,并与财务部▯▯、质量部、生产技术部等相关部门进行会审,采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格▯、交货日期▯▯▯、运费承担、结算方。式及经济处罚等项条款▯▯。在采购合同有效期内,若因市场行情发生较大变化时,经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》,并报请财务部门备案▯▯▯。

  4▯▯.3▯▯▯.4采购物资运到本公司时,先由供应部门对照核对采购计划▯▯,经确认无误后开具《请验单》交质量部或设备部进行质量检验,质量部、设备部在验收条件允许的范围内组织物资检验▯▯▯,并出具检验报告单,检验合格的物资由保管点数入库并办理入库手续,检验不合格的物资不得办理入库。

  4.4.1采购发票按规定能够取得增值税发票的,且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票,不能取得的,价格按扣除增值税以后执行。

  4.4.2无论是现款采购还是赊购,在结算付款时均需由供应部门填开《采购付款申请单》,连同有关凭证报经财务部门审核▯▯▯,并经总经理批准后,出纳人员方可付款。

  4.4.3财务部在对采购物品结算付款时,应当认真审核《请购单》、《采购合同》、《采购计划单》▯▯、《采购付款申请单》、《入库单》▯、《发票》或《收款收据》等有关单证,账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续▯▯。

  4.4▯▯.4出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续▯,付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件,对签章不全的付款凭证不得办理付款手续▯。

  5.1不按规定程序未经审批采购的,由经办部门和人员自行负责处理,已经与供方签订购销合同,导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。

  5.2经审批的采购计划和申请,负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位▯▯,因没有人到责任不能按时采购而影响正常经营的,没发现查实一次罚款100元,给公司造成损失的按确定损失额的40%▯。

  5.3未经比价即进行采购的,采购价格明显高于比价结果的,价格高出部分由采购人员自行承担▯。提交供应商报价时,与供应商串通抬高价格,从中谋取私利▯;或未认真进行比价而导致采购价格明显过高▯;经查实后采购人员承担相应损失▯▯,损失额在5000元以上的责令其下岗。

  5.4物品使用部门(车间)必须依据生产计划▯▯▯、生产管理实际需要▯▯▯,认线条之规定填制购物申请单。填写不规范,导致无法确认请购物资须知信息的,采购部门有权拒绝采购▯▯。采购计划及申请必须由请购部门主管签字,无请购部门主管签字▯▯▯,审批人不得予以审批。对贪图省事▯、乱报采购;计划▯▯▯,造成本公司流动资金使用浪费的▯▯,依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。

  5.5供应部门在确保品质的前提下,必须充分考虑:市场变化和库存成本等因素▯,制定大宗物品的采购方案,落实供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守▯▯,造成公司经济损失的,应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项,有关采购人员负有无条件的清收责任▯▯▯。

  5▯▯.6财务部必须认真履行审核监督责任,对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相▯,并造成公司经济损失的,给予相应的经济和行政处分。

  5.7验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品,依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时,必须及时报告采购部门(必要时直接报告总经理)处理。严禁品质不符的外购物品入库▯▯▯。因验收人员玩忽职守造成经济损失的▯,给予相应的经济和行政处分。

  5.8仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续,并对入库采购物品的数量负责▯。若发现数量不符时,应当及时向有关部门报告(必要时直接报告总经理)▯▯,同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎,未按本办法规定操作,造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。

  展开全部……根据公司的权利平衡情况来实际平衡是集团采购还是各单位自己采购了▯▯▯。一般来说,集团采购比较有量大的优势,但是实际操作中还真得看情况。分公司各自为政采购,速度快,但是不好▯▯▯、控制。

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